Jdi na obsah Jdi na menu
 


Excel – návod na práci a zjednodušený postup

 

Úvod

 

 

1.                              Soubor Excel (přípona .xls)

2.                        Vypracování formuláře

3.                        Práce s funkcemi

4.                        Graf

5.                        Příloha - Přehled nejpoužívanějších zkrácených klávesových povelů

 

1.   Soubor Excel (přípona .xls)

                                        

                      

Tlačítko pro označení listu

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

   Stavový řádek                                                           záložka listu                                                  (obr.1- zákl. zobrazení  a ovl.prvky)

 

SW Excel je u nás nejpoužívanější tabulkový procesor – je produktem firmy Microsoft. Jeho spuštěním se otevře nový sešit, členěný na listy.

Před samotným zpracováním nové tabulky je nutno vědět, jakým způsobem bude dále použita a v jaké podobě se s ní bude pracovat:

 

1.1 jednorázové sledování: vypracování tabulky a následné kopírování podle potřeby
      na  různý počet listů;

      nejrychlejší kopírování listu: tlačítkem pro označení všech buněk označíme příslušný
      list, zkopírujeme (Ctrl+C), na novém listě se postavíme do buňky 1A a  vložíme (Ctrl+V)
      celý list (včetně tabulky)
Výhodou je zachování formátu tabulky včetně upravené výšky
      řádků a šířky  sloupců. 

1.2 opakovaná činnost:          uložení formuláře jako šablony

      vypracovaný formulář (bez sledovaných dat) uložíme jako šablonu:
      Hlavní menu
Þ  Soubor Þ
Uložit jako…  [pomocí rolety v poli Typ souboru vybrat
      „Šablony“; vyplnit pole Název soboru]
Þ Uložit.

      Při zvolení typu souboru „šablony“ Excel sám nabídne adresář Šablony. Název souboru     
      musí být vždy vyplněn, Excel nabízí jen označení „Sešit x“. Soubor  obsahující  šablonu 
      má příponu .xlt.

1.3 použití šablony:              

      Hlavní menu Þ  Soubor Þ Nový  [otevře se nabídka šablon; zvolit šablonu] Þ OK

 

2.      Vypracování tabulky

 

Nejběžnější použití aplikace Excel kancelářského balíku Microsoft je vypracování tabulky (formuláře) pro různá statistická sledování, nebo vyhotovení seznamu.

 

2.1 Navržení všech údajů, které bude příslušná tabulka obsahovat.

      Doporučujeme vždy předem rozhodnout, co bude předmětem sledování a rozvrhnout
      jakým způsobem budou údaje členěny. Vždy je možné doplnit údaje do tabulky, ale
      po naformátovaní listu se jedná o činnost pracnou. Pokud již jsou některé buňky
      sloučeny, a chceme do této oblasti doplnit další sloupce nebo řádky, musíme
      nejdříve  sloučení buněk zrušit, vložit požadované řádky, sloupce a buňky a opět buňky
      sloučit.

 

2.2 Zapsání do buněk bez formátování, ale s členěním ( viz obr.2)

Tento text není návodem na psaní – přesto uvádím několik užitečných rad:

Ø  text se zapisuje do řádku bez ohledu na okraje buňky a text přesahující okraje buňky je schován - překryt textem aktuální buňky;

Ø  v průběhu psaní lze text v buňce zalomit do nového řádku pomocí klávesy levý Alt+Enter a výška řádku se přizpůsobí zalomenému textu, pokud již nebyla upravována jiným způsobem;

Ø  text v buňce se vždy přepíše novým psaním - typováním v buňce;

Ø  další text již k napsanému lze doplnit dvojím kliknutím levého tlačítka myši nebo pomocí klávesy F2  - po stisknutí klávesy je kurzor umístěn na konec stávajícího textu.

Ø  Do oblasti číselných údajů, které jsou předmětem sčítání nebo jiných matematických úkonů nedoporučujeme vkládat do nevyplněné buňky znaménko „-„ ; v buňce funguje jako znaménko mínus a některé vzorce s ním mohou tak pracovat.

 

 

                                                                                               

2.3. Úprava formátu listu (viz obr. dole)

       Velmi důležitá se z pohledu již zpracovaných úkolů jeví otázka úpravy formátu –
       tabulky tak, aby byl přehledný a srozumitelný každému, kdo s ním pracuje.
       Nejhorší situací je, když výsledkem práce je nepřehledná tabulka a nejvíc času
       zabere analýza údajů v ní. Na obr. 2 a 3 je stejná tabulka. K úpravě tabulky na obr.3
       jsme použily Hlavního menu
Þ
  Formát..  
      
Nejčastěji je použito formátovaní buňky (obr. 4) (silně vytištěné údaje lze měnit
       i zvolením příslušného tlačítka panelu nástrojů formátování) :
         Pozn. Obsah Panelu nástrojů lze různě upravovat (rozšiřovat) podle potřeb uživatele:
                   Hlavnní menu Zobrazit
Þ Panely nástrojů

2.3.1.      Záložka zarovnání: umožňuje zarovnat text svisle i vodorovně ve vztahu k buňce (u prvního sloupce doporučuji používat vždy vlevo (odsazení) s doplněním čísla od 1 do 6, panel nástrojů má standardně nastaveno odsazení o 1, několikanásobným stlačením ikony se text posune vždy o 1 doprava od levého okraje buňky);

Ø  zalomení textu v buňce (zaškrtnutím této položky u již napsaného textu, se text zalomí podle šířky buňky; při použití rychlé klávesy levý Alt+Enter se text zalomí podle požadavku pisatele).

Ø  sloučení buňky (viz obr. 3) použito jednak na psaní záhlaví tabulky, nebo psaní delšího textu. Buňky určené ke sloučení se označí jako výběr (oblast výběru) a pak se sloučí: Hlavní menu Þ  Formát Þ  Buňky Þ  Zarovnání [zaškrtnout „sloučit buňky“] Þ  OK, nebo lze použít tlačítko z panelu nástrojů – to však nejen buňky sloučí, ale také zarovná standardně text „na střed“.

 

Ø  změna orientace textu umožňuje psaní textu na výšku (viz obr.3)

Ø  Záložka písmo: umožňuje změnit typ písma, řez písma, velikost,  barvu, podtržení a další efekty.

Ø  Záložka ohraničení: Umožňuje nejen buňky ohraničit stejně jako příslušná ikona na panelu nástrojů formátování,  ale umožňuje především zvolit barvu ohraničení, sílu čáry a její formát.

Ø  Záložka vzorky: umožňuje z barevné palety určit pozadí buňky. Doporučujeme, jiné pozadí pro formulář a jiné pozadí pro buňky, do kterých  budou příslušné statistické údaje doplňovány.

Ø  Záložka číslo: standardně je formát buňky nastaven jako „obecný“. Pro vyplňování číselných údajů a jejich další zpracování pomocí funkcí je vhodné v příslušných buňkách změnit formát čísla z obecného na „číslo“ s nastavením desetinných míst (např. počet uživatelů bude bez desetinných míst, procento bude mít nastaveno desetinné číslo na 2 místa) – pokud se v buňce místo čísla objeví hodnota ######, znamená to, že buňka nemá správný formát a je příliš úzká, číslo se do ní nevejde a musí být rozšířená (šířka buňky se formátuje tím, že se upraví šířka sloupce). V případě, že obsahem tabulky má být text, doporučujeme změnit v této záložce formát buňky na „text“ – buňky s textovým formátem jsou považovány za text, i když obsahují číslo. Buňka se zobrazí přesně tak, jak byla zadána.

2.3.2.      Záložku zámek uvedeme v kapitole .... (práce s funkcemi)

2.3.3.      Z dalších možností nabídky Formát je důležitý především formát řádku, formát sloupce a formát listu.

Ø  Formát řádku nabízí možností: výška, přizpůsobit, skrýt, zobrazit. Výšku řádku je možné upravit také uchopením a tažením dělící čáry mezi jednotlivými řádky v „záhlaví řádku“ levým tlačítkem myši do požadované velikosti.

Ø  Formát sloupce nabízí možnosti: šířka, přizpůsobit, skrýt, zobrazit, standardní. Nejčastěji používaný formát bude šířka (kap.2.3.5) Šířku sloupce lze upravit stejným způsobem jako výšku řádku (viz předchozí odstavec) s tím rozdílem, že se použije dělící čára ze „záhlaví sloupců“.

Ø  Formát listu nabízí možnosti: přejmenovat skrýt (zobrazit), pozadí. Při práci ze souborem doporučujeme vždy přejmenovat list. Přejmenovat list lze ještě dvojím kliknutím na záložku listu (standardně nastaveno „list x“), stávající text se označí jako oblast výběru a psaním se změní název listu.

 

 

 

 

 


 

 

                                                 zarovnání buňky: vodorovně-vlevo (odsazení) o 2    zarovnání

Sloučení

buněk

Nastavení pozadí a písma - formát buňkyÞ vzorky a písmo

 

3.      Práce s funkcemi

3.1.   Snad nejčastěji používanou funkcí je součet. Jeho vytvoření je automatizováno a lze jej zadat několika způsoby, uvádíme zde několik nejčastěji používaných. Samozřejmě, před zadáním příslušné funkce musí být jako aktivní označena ta buňka, ve které má být funkce umístěna.

Ø  Zápisem funkce =Suma a příslušných argumentů, kterých může být až třicet a jsou odděleny středníkem [=Suma (D6:D12;D14:D20)]. Argumenty mohou být tvořeny souvislou řadou buněk, nebo jednotlivými buňkami.

Ø  Tlačítkem Σ z panelu nástrojů – program provede zápis: =SUMA() – do závorek lze pak argumenty zapsat; nebo myší (klávesy) označit oblast pro součet a argumenty se do závorek zapíši podle označené oblasti samy.

Ø  V případě, že tabulka již obsahuje údaje, které mají být sečteny a součet umístíme bezprostředně v buňce pod nebo vedle těchto údajů, po stisknutí tlačítka Σ z panelu nástrojů, program sám nabídne oblast údajů pro sečtení. (číselnou řadu jdoucí v buňkách po sobě bez přerušení). Oblast je označená přerušenou kmitající čárou stejně jako při kopírování.

Ø  Další možností, jak pracovat s touto funkcí je možnost, že předmětem sčítání není souvislá oblast, ale různé buňky. Zápis funkce se provede obdobným způsobem jako v prvním případě, ale místo označené oblasti se do kulatých závorek vkládají jednotlivé buňky označené myší, nebo ručně zapsané a oddělují se středníkem.

Pro ilustraci uvádíme zápisy součtů z našeho příkladu:

Celkem za týden - řádek 13, buňka D13:   Σ =SUMA(D6:D12)

Celkem za týden – řádek 21, buňka D21:   Σ =SUMA(D14:D20)

Celkem za měsíc- řádek 22, buňka D22:    Σ  =SUMA(D21;D13)

3.2.   Další použitou funkcí (opět se v praxi jedná o častou používanou funkci) je funkce průměr. Průměr se vždy vypočítá jako aritmetický průměr všech průměrovaných položek – argumentů. Možností jak toho dosáhnout je opět několik. Zde si uvedeme jeden klasický způsob, který odpovídá zadání vzorce součtu a další možností je vkládání vzorcu pomocí „řádku vzorcu“

Ø  Tlačítkem z panelu nástroju „fx“  vybereme příslušnou funkci (v našem případě:) průměr Þ OK, zobrazí se dialogové okno pro zapsání argumentů pro výpočet průměru.

Ø  V řádku vzorců  lze zvolit i jiné funkce než průměr. My si použití řádku vysvětlíme na této funkci. Klikem na tlačítko „=“ Upravit vzorec se nalevo v řádku zobrazí naposledy použitá funkce a roleta k rozbalení. Vybereme funkci průměr a klikem na tuto funkci se otevře již známé dialogové okno pro vložení argumentů. V okně je vždy jeden řádek pro vložení argumentu volný a jeho zaplněním se otevírá volný řádek pro zadání dalšího argumentu až do celkového počtu 30.

Ø  Při práci si musíme uvědomit jaký je algoritmus funkce. Pro ilustraci a pochopení  uvádíme příklad z našeho přehledu:

Námi vytvořená tabulka má dny od PO až do NE. V neděli je knihovna uzavřena
a nechceme, aby průměr byl zkreslován dnem, kdy má knihovna zavřeno.
V tomto případě musí být zůstat buňka nevyplněná - prázdná. I když jako oblast zvolíme celý týden, tj. 7 dnů, den u kterého údaj zůstal prázdný, se do průměru počítat nebude a výsledek tím nebude zkreslen. V případě, že do buňky vložíme „0“, bude se do průměru počítat i tento den.

3.3.   Excel umožňuje  ochranu dat na různých úrovních před nežádoucími zásahy ze strany jiných uživatelů, ale také i před náhodným přepsáním dat. Nás bude především zajímat ochrana před náhodným přepsáním dat - hlavně v situacích, kdy používáme tabulku jako šablonu, event. ji měsíčně kopírujeme a potřebujeme chránit vložené funkce. Jak jsme již psaly v kapitole 2. položka panelu nástrojů „formát buněk“ má záložku „Zámek“ a v její nabídce je možnost zaškrtnout 2 položky „Zamknout buňky“ (zpravidla bývá standardně nastaveno) a  „Skrýt vzorce“ (obr.4). Tento zámek nefunguje samostatně, je funkční v kombinaci s uzamčením listu. Proto doporučujeme zkontrolovat nastavení této záložky u jednotlivých buněk.

Ø  Buňky, do kterých jsou data vkládány, nezamykat a uzamknout jen buňky se vzorci, event. záhlaví tabulky – tj. oblast, která má zůstat nezměněná. Následně zvolit v panelu nástrojů položku „Nástroje Þ Zámek Þ Zamknout list Þ OK. V nabídce zamknout list je možnost zvolit 3 položky: obsah, objekt, scénáře a vložit nepovinné heslo (obr.5). Pro naší potřebu jsme uzamkly jen obsah, heslo se vkládá podle toho, zda-li se souborem pracuje jeden nebo více lidí. Tím je spuštěna ochrana a v případě, že dojde k úmyslnému nebo neúmyslnému pokusu o změnu obsahu uzamčené buňky zobrazí se „chybový panel“ (viz obr.6) s upozorněním, že se jedná o zamčenou buňku a pro její změnu je nutné odemknout list pomocí „Nástrojů“.

Ø 
Takto uzamčený list lze kopírovat, ale aby zámek byl spuštěn i v novém listě, je nutné každý list uzamknout zvlášť.

                                           

4. Grafy

Další často používanou funkcí Excelu je Graf (obr. 9). Graf slouží k prezentaci údajů vyjádřených v tabulce. Může být umístěn, vložením do stejného listu jako sledovaná data a může být umístěn na samostatném listu. Pro oba způsoby využijeme nabídku panelu nástrojů: Vložit Þ Graf, nebo tlačítka z panelů nástrojů. Zobrazí se nabídka průvodce grafem


                                                                               

Ø  Vybereme příslušný typ grafu a pokračujeme tlačítkem „Další“. Průvodce grafu nás spolehlivě provede tvorbou grafu.

Ø  Kliknutím do tabulky označíme oblast dat kterou požadujeme graficky zobrazit včetně popisku. Do řádku oblast se automaticky zapíše oblast, kterou jsme označily

Ø  V případě, že chceme zadat více oblastí pro sledování (nebo lépe řečeno nechceme, aby všechny údaje z tabulky byly znázorněny v grafu  (v našem případě jsme vyloučily součet za týden), můžeme označit několik oblastí dat a v řádku „oblast dat“ je oddělujeme středníkem (viz obr. 8)

 

                  Ø  Po kliknutí na tlačítko „Další“ nabídne průvodce grafem možnosti úpravy grafu. Nabídka má záložky: Názvy, Osy, Mřížky, Legenda, Popisky dat, Tabulka dat.
V každém případě je vhodné zadat Název grafu, zkontrolovat popisky dat, legendu a  název os. Záložky je potřeba projít jednu po druhé, zkontrolovat označené údaje a eventuelně opravit standardně nastavené údaje.
Např. My jsme v záložce „Mřížky“ opravily standardně nastavenou mřížku na ose Y na osu X, čímž se nám pomocí této mřížky v grafu oddělily jednotlivé dny od sebe. V pravé části okna se po celou dobu úpravy zobrazuje náhled, ve kterém se ihned projeví naše úpravy.

Ø  Jsme-li s úpravami spokojeni, pomocí tlačítka další se dostaneme k poslední části průvodce dat „Umístění grafu“ Graf můžeme umístit na listu společně s tabulkou nebo na zvláštním listu. My jsme zvolily umístění na stejném listu. Tlačítkem „Dokončit“ ukončíme tvorbu grafu.

Ø  Vzniklý graf (je označen čtverečky v rohu a uprostřed jednotlivých stran) uchopením levého tlačítka myší jej umístíme mimo oblast dat a pomocí jednotlivých čtverečků jej upravíme do požadované velikosti. (Když najedeme myší na čtvereček změní se šipka na znaménko: ↔. Nyní je možno upravovat velikost grafu). Stejným způsobem je možno upravovat i jednotlivé oblasti dat, kliknutím na oblast dat grafu se označí daná oblast jako objekt a poté je možno jí upravovat. V pravém dolním rohu je umístěno dialogové okno grafu (obr. 9), pomocí něhož můžeme přidávat, eventuelně měnit některé údaje a popisky v grafu. U některých verzí Excelu se toto okno nezobrazuje, ale kliknutím pravým tlačítkem myši se oblast označí (již nahoře zmíněnými čtverečky) a nabídne se možnost úpravy a levým tlačítkem myši se nabídka rozbalí a příslušná oblast (datová řada) opraví.

 

uchopením čtverečků lze měnit velikost grafu

dialogové okno pro

úpravu grafu

Ø  Jako oblast dat můžeme do grafu vložit i prázdné buňky, neobsahující žádné údaje.
V případě jejich vyplnění se údaje zobrazí i ve vytvořeném grafu.

 

Závěr

 

Tento velmi stručný návod má sloužit pro rychlé zvládnutí úkolu v Excelu. Možností práce s tímto programem a rozsah jeho použití je daleko větší. Neřešíme zde práci se seznamy, vytváření kontingenční tabulky atd. Možností je daleko více. Jejich zvládnutí je ale možné až po důkladném seznámení se základními funkcemi Excelu. Doporučujeme postupovat od jednoduššího ke složitějšímu a v případě zvládnutí těchto základů bude jednodušší s pomocí odborné literatury zvládnout další možnosti a složitější funkce. Na závěr ještě jedno doporučení, pokud výstupem práce bude i tištěná verze, je vhodné „náhledem“ vždy zkontrolovat, jaký bude výsledek práce, aby se nestalo, že se oblast dat nevhodně rozdělí na dva listy. Při tištěné verzi doporučujeme také využít možnosti zobrazení záhlaví a zápatí  - zobrazuje se jen v „náhledu“ a při tisku. Excel nabízí tyto možnosti automatického vkládání do záhlaví (zápatí): datum, čas – zobrazí se (vytiskne) vždy aktuální údaj; název listu, název souboru. Umožňuje i napsání vlastního textu.

 

Na úplný závěr uvádíme přílohu - nejužívanější klávesové povely.

 

 


Příloha

 

5. Přehled nejpoužívanějších klávesových povelů pro práci se souborem Excel

 

 

Povel

Popis akce

Poznámka

Enter

- potvrzení výběru položky
- vložení údaje do buňky

 

Esc

- zrušení akce

 

Del

- zrušení obsahu aktivní buňky
- zrušení obsahu vybrané oblasti
- zrušení označené položky nebo
  objektu (graf, kresba obrázek)

formát buňky se nezruší

Backspace

- zrušení obsahu aktivní buňky

 

F2

- aktivace opravného režimu

po stlačení klávesy F2 se umístí kurzor na konec
textu v buňce, uvnitř buňky se pak pohybujeme standardním způsobem (např. šipkami, lze použít klávesy pro výmaz Del a Backspace a ostatní možnosti typování.

Levý Alt+Enter

- nový řádek v buňce

text v buňce pokračuje na novém řádku

Ins

- přepínání režimu vkládání a přepisu

 

Ctrl+B

- zapnutí / vypnutí tučného písma v
  buňce

 

Ctrl+I

- zapnutí / vypnutí kurzívy v buňce

 

Ctrl+U

- zapnutí / vypnutí podtrženého písma
  v buňce

 

Ctrl+S

- zapnutí / vypnutí přeškrtnutého písma
  v buňce

 

Ctrl+Shift+1*)

- zobrazení rámečku pro formátování
  buněk

*) číslice z horní řady klávesnice (pro text)

Ctrl+Shift+9*)

- skrytí řádků

Ctrl+Shift+0*)

- skrytí sloupců

Ctrl+Shift+7*)

- zobrazení / skrytí standardního panelu
  nástrojů

Shift+ ¯ ® ­ ¬

- označování oblasti ve směru šipky

 

F8

- ukotvení / zrušení ukotvení první  buňky
  při vyznačování oblasti

 

Ctrl+Shift

+¯ ® ­ ¬

- označení souvislé oblasti ve směru
  šipky

označení oblasti od aktuálního nastavení až
do konce řádku nebo sloupce

 

 
 

 

Portrét



Poslední fotografie




Archiv

Kalendář
<< červenec / 2021 >>